Registro elettronico dei testamenti e firme grafometriche per gli atti notarili
di In virtù dell’istituzione della Rete Europea dei registri testamentari, è stato redatto dal Ministero della Giustizia lo schema di Regolamento che disciplina le modalità di iscrizione in via telematica, ai fini della trasmissione telematica dei testamenti al “registro generale dei testamenti” istituito presso l’Ufficio centrale degli archivi notarili del medesimo ministero. Lo schema di tale regolamento è stato sottoposto al vaglio del Garante Privacy che, in merito ha recentemente espresso parere favorevole, pur rilevando la necessità di provvedere ad alcune modifiche, che garantiscano maggiore segretezza delle informazioni nelle operazioni di trasmissione e conservazione dei documenti informatici che contengono le indicazioni testamentarie, in ragione del carattere di riserbo che su tali informazioni e sull’esistenza stessa del testamento si deve mantenere sino alla morte del testatore.
Adozione delle misure idonee
Il Garante ha, dunque, rilevato, in particolare, che, per la conservazione e la trasmissione delle richieste di iscrizione telematica al registro, effettuata ad opera di notai e di altri soggetti abilitati, inclusi i capi degli archivi notarili, l’adozione di misure minime (come previsto dallo schema di regolamento), non è sufficiente a garantire la segretezza delle informazioni, ma è necessario che venga prevista altresì l’adozione delle misure idonee di cui agli artt. 31-36 del Codice Privacy. Tali misure devono essere previste, non solo in relazione alla trasmissione e conservazione dei documenti informatici, ma anche relativamente ai documenti redatti su supporto cartaceo, in quanto il regolamento prevede che, nei casi di problematiche tecniche che impediscano il completamento della procedura di trasmissione dei documenti informatici, è possibile l’invio al registro generale dei testamenti della documentazione su supporto cartaceo.
Inoltre, dice il Garante, occorre che la norma chiarisca che la trasmissione e la conservazione dei documenti informatici contenenti le richieste di iscrizione avvengano con modalità che assicurino – non solo la "sicurezza" dei dati, come ora previsto – ma anche la "riservatezza" e l'"integrità" (protezione delle informazioni da modifiche indesiderate) degli stessi e al fine di garantire il rispetto dei principi in materia di comunicazione e diffusione di dati personali comuni da parte di soggetti pubblici (art. 19 del Codice) nonché quelli di finalità del trattamento e di pertinenza e non eccedenza dei dati (art. 11), la disposizione merita di essere dettagliata, in particolare per quanto riguarda l'oggetto e i destinatari delle comunicazioni e le modalità dell'eventuale diffusione, e comunque integrata con un riferimento espresso al rispetto del citato principio di pertinenza dei dati (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice).
Il Garante ha inoltre chiesto di essere consultato al momento della predisposizione delle regole tecniche ad opera del Direttore generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili.
Sistema di firma grafometrica nell’attività notarile
Il Garante si è altresì espresso in relazione all’introduzione di un sistema di firma grafometrica nell’ambito dell’attività notarile, utile a rafforzare le garanzie di autenticità e integrità dei documenti informatici sottoscritti. In merito, nel suo provvedimento del 25 novembre 2015, effettua un’attenta analisi preliminare relativamente alle modalità di funzionamento del sistema di firma grafometrica che il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Notai ha interesse ad implementare, la cui soluzione prevede, al fine di rafforzare le garanzie di autenticità e integrità dei documenti informatici sottoscritti, oltre all’acquisizione del tratto grafico della firma dei clienti dei notai (che verranno previamente identificati a mezzo di valido documento di riconoscimento), la raccolta delle caratteristiche dinamiche della firma autografa apposta dai clienti stessi su specifici devices che verrebbero messi a disposizione presso i singoli notai. La raccolta di tali dati avverrebbe attraverso un apposito software installabile solo nel caso in cui la postazione di acquisizione della firma grafometrica (presso il singolo notaio) sia provvista dei necessari certificati di cifratura emessi dalla società che si sta occupando del progetto per conto del Consiglio Nazionale del Notariato.
I parametri biometrici relativi alla sottoscrizione (posizione; pressione; inclinazione; accelerazione; tempo; velocità) verrebbero acquisiti in modo impersonale dal sistema, unitamente al tratto grafico della firma, nello stesso istante in cui la firma viene apposta ad opera dei singoli utenti, senza che i dati vengano memorizzati da parte di componenti hardware o software, in quanto subitaneamente cancellati dai dispositivi a conclusione delle operazioni di raccolta. Il Garante ammette eccezionalmente questo sistema, fermo restando il rispetto di alcuni punti salienti da parte dei titolari, che, ai sensi dell'art.17 del Codice, dovranno:
- prevedere idonei meccanismi di “autenticazione forte” per consentire l’accesso alle singole postazioni di firma grafometrica e per l’avvio della relativa applicazione;
- prevedere adeguati tempi di time-out automatico dell’applicazione stessa (uscita o chiusura automatica dell’applicazione);
- fornire indicazioni analitiche e dettagliate sulle specifiche tecniche e di sicurezza relative alle postazioni di sottoscrizione dei documenti informatici e una analisi della necessità e proporzionalità del trattamento, basandosi sulle finalità perseguite, anch’esse da chiarire puntualmente, unitamente alle tipologie di atti da sottoscrivere mediante la soluzione proposta;
- effettuare la notificazione preventiva di cui agli artt. 37 e segg. al Garante del Codice;
- rispettare l’art. 11, comma 1, lett. e) del Codice Privacy, relativamente ai termini di conservazione dei dati biometrici relativi agli interessati, fatti salvi i casi in cui sia necessaria una loro ulteriore conservazione sulla base di specifiche disposizioni di legge o per la tutela di eventuali diritti in sede giudiziaria.