Ok alla dematerializzazione delle note spese dei trasfertisti purché rispetti il CAD
L’Agenzia delle Entrate è intervenuta fornendo chiarimenti sulla dematerializzazione e conservazione digitale delle note spese.
Le precisazioni sono state fornite con la risposta ad interpello del 24 giugno 2024, n. 142, in occasione di un’istanza presentata da un’azienda, la quale ha implementato un sistema informatico apposito per procedere alla dematerializzazione e successiva conservazione a norma delle note spese dei dipendenti trasfertisti, sostenute utilizzando la carta aziendale e dei connessi documenti giustificativi.
L’azienda istante ha richiesto all’Amministrazione finanziaria se le modalità utilizzate dal sistema impiegato per la procedura di dematerializzazione dei suddetti documenti e note possano considerarsi conformi alla disciplina normativa e di prassi in materia di documenti informatici a rilevanza fiscale.
Nello specifico, il sistema informatico utilizzato dall’azienda istante procede creando automaticamente il modello digitale della spesa sostenuta, partendo dalla scansione del giustificativo cartaceo attraverso l’applicazione installata sullo smartphone aziendale.
La nota spese viene quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale.
A parere dell’istante, il sistema permetterebbe di creare un documento avente le caratteristiche richieste dalla disciplina normativa in materia di documento informatico, ossia integrità, immutabilità e leggibilità, archiviazione a norma.
Il dipendente, infatti, non potrà più modificare i documenti così dematerializzati, pertanto, l’azienda potrà procedere alla distruzione dei documenti analogici allegati alle note spese così dematerializzate, in quanto la documentazione rilasciata ai dipendenti trasfertisti rientrerebbe tra quelli che sono definiti giuridicamente ''documenti originali non unici''.
Il parere delle Entrate
Sull’argomento, le Entrate, rievocando le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), hanno precisato che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, ossia qualunque documento elettronico contenente la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, tra cui rientrano le note spese che verranno poi impiegate ai fini della deducibilità dei relativi costi, secondo quanto previsto dal D.P.R. n. 917 del 1986, debba essere immodificabile, integro e autentico.
Garantendo le caratteristiche suindicate al documento informatico, la documentazione analogica può essere sostituita completamente da quella informatica, purchè, ai fini della deducibilità dei costi, siano rispettate le norme relative (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e i redditi siano correttamente imputabili ai soggetti rimborsati.
Quanto alla natura dei giustificativi che si allegano alle note spese, le Entrate si riportano alla risoluzione n. 96 del 21 luglio 2017, con la quale è stato ribadito che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell'articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell'originale (cfr. l'articolo 4, comma 3, dello stesso D.M.) senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche [...]» (in tal senso anche la risposta n. 417 del 2019, cui si rinvia per ogni approfondimento). In merito all'efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici, ci si riporta all'articolo 22 del CAD.
Occorre però fare attenzione al caso in cui il committente non si premuri di chiedere la fattura.
In tal caso, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati.
È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
Entrambi i documenti potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (ad esempio nella contabilità del prestatore tenuto agli adempimenti fiscali e, relativamente alla contabile del pagamento, anche nell'estratto conto del titolare della carta di credito/debito) sono comunque documenti analogici originali ''non unici''.
Si ricorda, di contro, che laddove «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014» (cfr. la già citata risposta ad interpello n. 417 del 2019).
Una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei, ai sensi di quanto previsto dall'articolo 4, comma 3, del medesimo decreto ministeriale.