Dematerializzazione nota spese del dipendente trasfertista
Con la risposta a interpello 1° marzo 2023, n. 226, l’Agenzia delle Entrate torna a fornire chiarimenti in riferimento alla corretta modalità di gestione dei documenti analogici dei dipendenti trasfertisti in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con l’intervento o meno di un pubblico ufficiale.
La fattispecie
Nel caso di specie l’interpello posto da una società riguardava la possibilità di utilizzare una procedura per digitalizzare le note spese e i giustificativi come fatture, scontrini, ricevute di hotel, ristoranti, trasporti pubblici e taxi e distruggerne di conseguenza gli originali cartacei.
In particolare, la società chiariva che su un apposita piattaforma digitale, sia i dipendenti che gli operatori di amministrazione avrebbero la possibilità di creare, previa registrazione con credenziali personali, un fascicolo virtuale contenente l'intera pratica di rimborso spese trasferta allegando i documenti fotografati nell'immediatezza della spesa o scansionati successivamente per la contabilità aziendale e ai fini tributari.
Si precisava altresì che l’istante è dotato di un sistema di conservazione affidato in outsourcing ad un soggetto attivo nell'elenco dei conservatori iscritti nel Cloud Marketplace che, come previsto dall'art. 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale, garantisce per i documenti informatici l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la facile reperibilità.
Inoltre, tali documenti, essendo rilevanti ai fini tributari, possiederanno le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, in accordo a quanto previsto dall'art. 2, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014, durante tutto il loro ''ciclo di vita''.
Così illustrato il nuovo sistema di gestione e conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con riferimento a questi ultimi, l'istante pone un quesito interpretativo con riguardo alla possibilità di procedere alla ''distruzione'' della documentazione cartacea ''dematerializzata''.
Soluzione delle Entrate
Rendendo la propria soluzione interpretativa, nella risposta all’interpello in esame l’Agenzia Entrate ribadisce che per i dipendenti trasfertisti è possibile conservare solo le copie digitali delle note spese e dei relativi giustificativi cartacei, purché riferiti a trasferte nei paesi dell'Unione Europea. Ciò in quanto si tratta di documenti "non unici" per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.
Nello speifico, riprendendo quanto già affermato in dettaglio in diversi documenti di prassi (v. Risoluzioni n. 46/E/2017 e n. 96/E/2027; Circolare n. 5/E/2018; Risposte a interpello nn. 388, 403 e 417 del 2019 e n. 740 del 2021), l'Agenzia conferma, che in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
In particolare,con la risposta n. 740/2021, l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che la disciplina in materia non chiede che sia necessariamente apposta la firma digitale, elettronica qualificata o avanzata, per la corretta formazione del documento informatico, nemmeno per ragioni fiscali, pertanto i giustificativi di spesa riferiti alle trasferte possono essere conservati mediante una procedura di completa dematerializzazione che consente l’accesso al sistema informatico predisposto direttamente al dipendente o ad un suo delegato, purchè però tale procedura garantisca che siano rispettati i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs n. 82/2005), anche quando la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.
Nell’odierna risposta, quindi, é consentito, a seguito di trasformazione digitale dei documenti, procedere alla contestuale distruzione delle versioni cartacee esclusivamente dei ''documenti analogici non unici'', ovvero delle fatture e dei documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri comunitari (UE), incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico.
Diversamente, in assenza di intervento di un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, sarà preclusa la distruzione delle versioni cartacee dei ''documenti unici'' come sono ad esempio i giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra UE).