Condominio: tutti i punti salienti del vademecum del Garante della privacy
Il Garante per la protezione dei dati personali ha predisposto una breve guida alla luce della recente riforma approvata dal Parlamento (legge n. 220/2012, recante “Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici”, in vigore dal mese di giugno 2013), con riferimenti pratici e regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio.
La guida è suddivisa in otto sezioni. Vediamole nel dettaglio.
L'Amministratore
L'amministratore è tenuto a comunicare ai condòmini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale. Le generalità, il domicilio e i recapiti, inclusi quelli telefonici, dell’amministratore (o della persona che svolge funzioni analoghe) devono,essere affisse all’ingresso del condominio o nei luoghi di maggior transito.
Per quanto riguarda i dati personali dei condòmini, invece, possono essere trattate soltanto le informazioni riguardanti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni (ad esempio: i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà e gli eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali). Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio. L’amministratore deve, inoltre, aver premura di conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.
L’Assemblea
In alcuni casi è pervista la partecipazione all'assemblea condominiale di soggetti diversi dai condòmini, ad esempio tecnici o consulenti, i quali possono rimanere solo per il tempo necessario a trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la consulenza.
Inoltre, l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.
La bacheca condominiale
Le bacheche condominiali possono essere utilizzate solo per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini.
Inoltre, non è possibile notificare- ai condòmini assenti- i verbali di assemblea attraverso affissioni in bacheca: gli stessi possono essere lasciati in busta chiusa, nella cassetta delle lettere del singolo condomino.
Infine, nel caso in cui un condòmino sia in ritardo con i pagamenti l'amministratore non può ricorre all'affissione in bacheca per indicarlo come moroso.
La gestione trasparente del condominio
Nel rispetto del principio della trasparenza della gestione condominiale, il condòmino può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore e non è necessario il consenso dei condòmini interessati. E' comunque vietato divulgare tali informazioni al di fuori dell'ambito condominiale.
L’amministratore è, poi, obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso e ogni condòmino ha diritto di chiedere, per il tramite dell’amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.
La videosorveglianza
L’assemblea può deliberare l’installazione di un sistema di videosorveglianza sulle parti comuni solo con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore (i cosiddetti millesimi) dell’edificio; sono obbligatori i cartelli di avviso e le registrazioni possono essere conservate per non più di 24-48 ore. I singoli condòmini possono facilmente installare sistemi di videosorveglianza, tra i quali rientrano anche i videocitofoni: in tal caso non occorrono autorizzazioni e non vanno affissi cartelli di avvertimento, a patto di inquadrere solo l'area di fronte al proprio appartamento.
Il condominio digitale
L’assemblea può richiedere all’amministratore l’attivazione di un sito Internet condominiale, attraverso il quale sia possibile accedere ai documenti adottati dall’apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati ( previa autenticazione tramite
password individuale).
Il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti
Ciascun condomino ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile e di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano.
I singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy per consultare le informazioni riferibili all’intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo.
Inoltre, l’affittuario (locatario conduttore) non può accedere ai dati della gestione del condominio.