Associazioni: ok alle riunioni da remoto degli organi collegiali
Secondo quanto chiarito dalla massima n. 13 del 10 maggio 2022 pubblicata dal Consiglio dell’Ordine del notariato di Milano (Commissione terzo settore), in assenza di contraria disposizione statutaria le riunioni degli organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati, anche dotati della qualifica di ETS, diversi dalle assemblee, possono svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di un luogo fisico di convocazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
Ad ogni buon conto, lo statuto può alternativamente prevedere, con riferimento agli organi collegiali diversi dall’assemblea:
- che le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;
- che le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
- che le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
- che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.
A parere dei notai, pertanto, se lo statuto espressamente nulla prevede, anche le riunioni degli organi collegiali diversi dalle assemblee, di associazioni, fondazioni, comitati, pure dotati della qualifica di ETS, possono tenersi validamente a distanza da remoto, a meno che lo statuto disponga in maniera contraria e purchè gli strumenti impiegati consentano di verificare correttamente l’identità di partecipanti e votanti.
A supporto della propria tesi, il notariato cita gli articoli 16 e 36 del Codice Civile e gli articoli 26 e 30 del Codice del Terzo settore, rammentando che gli stessi regolano le modalità di svolgimento delle riunioni degli organi non assembleari degli enti collettivi e nello specifico:
- l’art. 16 c.c. demanda all’atto costitutivo ed allo statuto degli enti con personalità giuridica la definizione delle norme sull’amministrazione, senza imporre limiti di sorta;
- l’art. 36 c.c. prevede che “l’amministrazione delle associazioni non riconosciute come persone giuridiche sono regolate dagli accordi degli associati”, anche in tal caso non si rinvengono imposizioni;
- gli articoli 26 e 30 CTS, indirizzati rispettivamente all’organo di amministrazione e all’organo di controllo, nulla indicano sul tema.
In mancanza, dunque, di disposizioni normative specifiche e non individuando principi generali contrari, il notariato ritiene di applicare alla tematica delle riunioni degli altri organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati, diverse da quelle assembleari, le medesime considerazioni sostenute nella recente massima n. 12 del 10 maggio 2022, in cui il notariato ha ritenuto valide le riunioni assembleari delle associazioni prive della qualifica di ETS da remoto anche in mancanza di espressa disposizione statutaria, non rinvenendo alcun principio inderogabile contrario ed, anzi, in considerazione del fatto che si debba valorizzare l’intervento dei componenti alle riunioni degli organi amministrativi e di controllo, in quanto la loro partecipazione, sebbene a distanza, costituisce il doveroso esercizio delle proprie funzioni, assegnate agli stessi nell’interesse dell’ente, e non l’espressione di un diritto connesso alla qualifica di associato.
Dunque, le riunioni degli organi collegiali -diversi dall’assemblea- di associazioni, fondazioni e comitati, anche senza espressa previsione statutaria, possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, sebbene manchi l'indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:
- venga garantita la contestualità del procedimento decisionale, il rispetto del metodo collegiale ed il diritto di informazione;
- sia possibile accertare l’identità degli intervenuti (principio ribadito anche durante il periodo emergenziale dagli articoli 73 e 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n.27).
Alla medesima conclusione giungono i notai con riferimento agli enti dotati della qualifica di ETS, non applicandosi l’art. 24, comma 4, CTS agli organi collegiali diversi dall’assemblea, la cui disciplina è quindi completamente demandata all’autonomia statutaria, cui spetta il compito di fissare le modalità di convocazione e svolgimento delle riunioni, i quorum costitutivi e deliberativi e tutto quanto altro ritenuto opportuno.
Precisato ciò, il Consiglio dell’ordine del notariato di Milano, ritiene che, anche con riferimento agli organi collegiali diversi dalle assemblee di associazioni, fondazioni e comitati, anche iscritti al RUNTS -nel rispetto del principio di autonomia statutaria- lo statuto potrà, comunque, alternativamente prevedere:
- che le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritt;
- che le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
- che le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
- che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.
Considerando, inoltre, che non esistono norme che impongono la compresenza del presidente e del segretario della riunione, il notariato ritiene che, qualora si preveda lo svolgimento della riunione con modalità “mista”, convocandola presso un luogo fisico, ma accettando la partecipazione anche mediante mezzi di telecomunicazione, siffatta compresenza non sia necessaria, purché anche qui come già indicato nella massima n. 12 del 10 maggio 2022, sia consentito al presidente in maniera effettiva (in proprio o mediante delega a terzi, ad esempio per la verifica delle presenze) compiere adeguatamente quanto rientra nel suo ruolo, con mezzi da remoto.
Circa le modalità operative di convocazione di riunioni (esclusivamente o anche) mediante mezzi di telecomunicazione, si evidenzia, infine, che l’avviso possa contenere la sola indicazione generica dalla possibilità di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, senza necessariamente dover riportare le modalità tecniche ed i link di collegamento, purché gli stessi vengano resi noti agli interessati in un termine ragionevole per consentire loro di iniziare il processo telematico e nemmeno in tal caso, come anche precisato per le riunioni assembleari nella massima n. 12, i notai ritengono necessario che, al termine della riunione, il verbale riporti la modalità tecnologica impiegata per lo svolgimento della stessa.