Il Responsabile della Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.Qual è il suo compito e quali le responsabilità
La figura del Responsabile della Conservazione sostitutiva dei documenti di un’azienda si occupa dell’intero processo di conservazione, ma ha in carico anche la fase di monitoraggio successivo ed esibizione agli organi ispettivi dei documenti così conservati. Questa figura è stata definita per la prima volta con la deliberazione CNIPA (oggi Agid) del 19 febbraio 2004 che all’art. 5 ne individuava i compiti. Più precisamente, il Responsabile della conservazione si occupa di:
- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, di cui tiene evidenza;
- organizzare il contenuto dei supporti ottici e gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
- archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti; estremi identificativi del responsabile della conservazione; estremi identificativi delle persone eventualmente da lui delegate, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati; indicazione delle copie di sicurezza.
- mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
- verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
- adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
- richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
- definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
- verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti;
- redigere il manuale della conservazione e occuparsi del suo aggiornamento.
E’ il Responsabile della conservazione ad apporre la sua firma digitale al termine del processo di conservazione e la marcatura temporale sul lotto di documenti conservati ed è su tale soggetto che grava il dovere di garantire la facile reperibilità dei documenti, la tracciatura corretta degli stessi e l’integrità del loro contenuto nel tempo. Ciò significa che spetta al Responsabile della conservazione adottare misure adeguate perché tali garanzie si realizzino effettivamente.
Gli obblighi del Responsabile della conservazione dunque non si concludono con la fine del processo, ma continuano anche oltre in una fase successiva, in quanto tale figura deve monitorare e manutenere correttamente i sistemi su cui i documenti sono conservati, facendo sì che essi restino integri e leggibili. Ciò significa che questa figura non ha un ruolo meramente concettuale, ma veri e propri compiti di natura operativa che implicano controlli periodici su hardware, software e sui supporti di memorizzazione, predisposizione delle copie di sicurezza di tali sistemi, aggiornamenti sui certificati di firma, accertamenti sulla validità delle marche temporali, eventuali riversamenti. Naturalmente, questi obblighi diventano ancora più stringenti se i documenti da conservare rientrano tra quelli fiscalmente rilevanti, poiché, in tali circostanze, dovranno essere rispettate anche le norme amministrative relative alla corretta tenuta di tali documenti. Si tratta quindi di una figura che riveste un ruolo particolarmente delicato, pertanto la scelta del soggetto che dovrà ricoprire tale incarico non potrà essere lasciata al caso, ma dovrà essere oculata a maggior ragione se si tratta di documenti fiscali e amministrativi di un’azienda.
Il Responsabile della Conservazione potrà essere scelto tra le figure interne all’azienda, ma potrà trattarsi anche di una persona fisica o giuridica esterna all’organizzazione, come potrebbe essere un consulente esperto in materia o una società tecnica altamente specializzata, in tale ultimo caso sarà opportuno redigere un buon contratto di outsourcing che possa garantire all’impresa che si avvale di tale soggetto esterno la massima sicurezza sulle operazioni da svolgere e le misure da adottare, questo perché la responsabilità fiscale e amministrativa della corretta conservazione grava sempre in capo al soggetto giuridico titolare dei documenti.