Nuovi chiarimenti delle Entrate sulla conservazione sostitutiva di documenti fiscalmente rilevanti
Con la risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017, l’Agenzia delle Entrate approva, ritenendole conformi agli artt. 25 e 39 del DPR n. 633/72, le modalità di conservazione sostitutiva di documenti rilevanti a fini fiscali proposte da un contribuente.
La procedura di conservazione proposta
La procedura che il contribuente intende utilizzare per la conservazione sostitutiva prevede, che, al momento della ricezione del documento fiscale, venga allo stesso assegnato un codice alfanumerico che lo identifica, secondo un “protocollo di arrivo”. Tale codice sarà differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale.
Dissimile, in relazione alle due tipologie (cartacea o digitale) di documenti, sarà anche la modalità di apposizione del numero di protocollo:
- manuale per quelli cartacei, che di seguito verranno scannerizzati;
- mediante apposito software per quelli ricevuti in formato digitale (pdf).
Nel caso di autofatture, per servizi prestati in paesi extra UE, il protocollo di arrivo sarà apposto sulla fattura del prestatore extracomunitario, che verrà conservata in modalità sostitutiva congiuntamente all’autofattura emessa dal contribuente ai fini dell’assolvimento dell’IVA.
Per ottemperare all’integrazione dei documenti ricevuti in formato digitale, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di "reverse charge"), verrà predisposto un altro documento allegato all'immagine della fattura, contenente sia i dati necessari per l'integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva insieme alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati.
Le fatture di acquisto verranno poi annotate nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo e nel registro IVA acquisti verranno registrate le fatture secondo il numero di protocollo di arrivo assegnato.
La procedura di conservazione sostitutiva verrà completata nel rispetto di quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014.
Le precisazioni dell’Agenzia
L’Agenzia delle Entrate con la sua risoluzione ha ritenuto che la descritta procedura sia conforme alla normativa, anche alla luce di quanto previsto dall’articolo 1 del D.M. 17 giugno 2014 che, nella sua attuale formulazione (frutto delle modifiche in ultimo recate dal D.Lgs. n. 179/2016), rinvia al Codice dell’Amministrazione Digitale per la definizione di documento elettronico rilevante ai fini fiscali, per il quale deve intendersi qualsiasi “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Pertanto, riprendendo quanto, peraltro, chiarito dalle Entrate nella risoluzione n. 158/E del 2009, un documento dotato dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento “informatico”, sulla base della nuova disciplina, non ha necessità di essere materializzato su supporti fisici per essere considerato giuridicamente esistente ai sensi delle disposizioni tributarie. Di conseguenza, se il documento fiscale che si riceve in formato elettronico rispetta i requisiti normativi per essere definito documento informatico, sia nell’ipotesi in cui il documento “digitale” sia una “fattura elettronica” sin dall’origine, sia nel caso si tratti di un documento creato e/o inviato con strumenti elettronici (ma non anche “fattura elettronica”), non è necessario procedere alla sua stampa.
L’Agenzia delle Entrate ha ritenuto che anche le misure di protocollazione proposte dal contribuente siano conformi alla normativa e a quanto previsto dalla stessa Agenzia nella risoluzione n. 318/E del 2007, secondo cui “le disposizioni di cui agli articoli 25 e 39 del D.P.R. n. 633 del 1972 prevedono che sia assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. Tale obiettivo è conseguito mediante l’attribuzione al documento di acquisto del “numero di protocollo” di corrispondenza all’atto della ricezione e del “numero progressivo IVA” all’atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo di registrazione sul registro IVA coincida con il numero di protocollo di ricezione. L’annotazione di entrambi i numeri attribuiti alla fattura di acquisto, sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro IVA degli acquisti, assicura la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ed i dati registrati nei menzionati registri”.
Resta inteso che l’apposizione fisica del “numero progressivo IVA” sul documento originale non è obbligatoria, qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di “protocollo di arrivo”. L’importante è che consultando l’archivio informatico sia facilmente reperibile qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero di protocollo e conservato nell’archivio cartaceo.
L’Agenzia delle Entrate ricorda che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali dei redditi.