Codice di deontologia e buona condotta nel settore delle informazioni commerciali
ABI, Federpol, Confocommercio, Confesercenti, Codacons e altre associazioni che operano direttamente o indirettamente nel settore delle informazioni commerciali hanno sottoscritto un Codice di Deontologia e Buona Condotta promosso dal Garante Privacy e pubblicato il 13 Ottobre scorso sulla G.U.
Nel testo del codice si legge che gli operatori del settore che si occupano di vagliare, per conto di committenti pubblici o privati, l’affidabilità commerciale di imprenditori e manager potranno raccogliere i dati personali relativi alla situazione economica, finanziaria e patrimoniale di questi ultimi solo utilizzando fonti pubbliche o direttamente dall’interessato. I relativi fascicoli dovranno essere sempre aggiornati e la conservazione dei dati dovrà essere svolta entro precise scadenze.
Destinatari del Codice
Le regole previste dal Codice di deontologia si applicheranno agli operatori che prestano servizi di reperimento di informazioni commerciali, ai sensi dell’art. 134 del R.D. n.773/1931, ovvero alle aziende che forniscono a committenti (soggetti di natura pubblica o privata) il servizio di ricerca, raccolta, elaborazione e valutazione, analisi e conservazione delle informazioni commerciali relative ad un soggetto.
Relativamente a chi sarà possibile acquisire informazioni commerciali?
Le informazioni commerciali (dati relativi alla situazione patrimoniale, economica, creditizia, finanziaria, industriale di un soggetto) raccolte nel fascicolo potranno essere relative solo ed esclusivamente al soggetto che il committente ha richiesto di analizzare e/o indirettamente solo a persone fisiche o giuridiche che hanno o hanno avuto legami economici o giuridici con quel soggetto.
Quali informazioni potranno essere usate?
Sono utilizzabili, senza il consenso espresso dell’interessato (come previsto dal Codice Privacy) solo informazioni acquisite da “fonti pubbliche”, come i pubblici registri, gli elenchi, i documenti e atti conoscibili da chiunque (bilanci, notizie contenute nel registro delle imprese presso le Camere di Commercio, atti immobiliari, atti pregiudizievoli come trascrizione di pignoramento, decreti ingiuntivi, e simili), ma anche dati provenienti da “fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque”, ad esempio, siti web della p.a., elenchi telefonici, testate giornalistiche digitali e cartacee, come le testate giornalistiche cartacee o digitali, ecc Potranno essere utilizzati anche i dati personali che il soggetto stesso ha volontariamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali. E’ necessario che le aziende del settore che si occupano di reperire i dati commerciali, annotino la fonte da cui hanno tratto l’ informazione.
Come informare l’interessato?
Il Codice prevede che le aziende del settore pubblichino un’informativa completa ex art. 13, D.Lgs. n.196/2003, sul proprio sito web. Le aziende che hanno maturato, nel settore di riferimento, un fatturato superiore a 300.000 euro, sono tenute realizzare insieme un unico portale in cui descrivere le operazioni di reperimento delle informazioni commerciali e le modalità di svolgimento dell’attività.
Le aziende del settore dovranno essere facilmente reperibili attraverso la garanzia di un riscontro telematico, rapido e chiaro, qualora i soggetti analizzati richiedano informazioni.
Necessario aggiornamento dei dati
I dati personali dovranno essere sempre aggiornati e gli operatori dovranno rispettare i principi di pertinenza e non eccedenza delle informazioni previsti dal Codice Privacy. Gli operatori potranno conservare i dati solo per periodi limitati e trattarli nel rispetto dei limiti alla conoscibilità, all’utilizzabilità e alla pubblicità dei dati previsti dalle normative di riferimento (ad esempio quella sulla trasparenza o sulla pubblicità legale degli atti). Non è ammesso il trattamento di dati sensibili o giudiziari. Relativamente a questi ultimi, ne è accolto il trattamento solo se essi provengono da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili; tuttavia, se i dati giudiziari sono provenienti da fonti giornalistiche, essi non devono risalire a più di 6 mesi prima.
Integrità e Riservatezza dovranno essere garantite
Gli operatori devono adottare misure di sicurezza tali da garantire l’integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali.
Entrata in vigore
Il nuovo Codice di deontologia entrerà in vigore il 1° ottobre 2016, per permettere ai fornitori del servizio di adattare i propri sistemi informativi alle regole ivi fissate. Dal 1° ottobre 2016, pertanto, ogni trattamento di informazione commerciale non conforme al presente Codice sarà vietato.