Fatturazione elettronica tra privati: firma invio e conservazione
Continuando (vedi altra news) l'analisi dei chiarimenti forniti dall 'Agenzia delle entrate torna sul tema della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva con la Circolare 18 del 24 giugno 2014, vediamo ora i seguenti aspetti:
Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
In alternativa ai sistemi di controllo di gestione, i requisiti di autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantiti mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente.
Al fine dell’individuazione delle regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, si rinvia a quanto previsto dal D.P.C.M. 22 febbraio 2013, pubblicato nella G.U. n. 117 del 21 maggio 2013.
L'Agenzia ricorda che qualora il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale.
Invio della fattura elettronica
Il legislatore ha stabilito che l’emissione della fattura non potrà comunque essere successiva al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica) ovvero al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica).
L'Agenzia precisa che la fattura elettronica può essere messa a disposizione del destinatario, da parte dell’emittente o di un suo delegato, tramite accesso ad un sito internet, server o altro supporto informatico, ove la stessa è reperibile, nonché tramite messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura . Peraltro, i soggetti coinvolti possono individuare ulteriori strumenti idonei secondo la ratio delle disposizioni emanate.
L’attuale formulazione della norma non richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura – ossia dell’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate ritenendosi sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato.
quando il cedente/prestatore demanda ad un terzo (outsourcer) la trasmissione della fattura, sarà necessario uno specifico accordo tra le parti in tale senso, che potrà essere desunto, indirettamente, anche dal tipo di incarico conferito da ciascuna di esse al terzo.
E' sempre - infine - possibile, ai sensi dell’articolo 21, comma 3, trasmettere, per via elettronica, al medesimo destinatario, più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto. In tal caso, i predetti requisiti ed i metodi con cui essi sono garantiti debbono riferirsi al lotto e non ad ogni singola fattura, potendosi anche raggruppare le informazioni comuni.
Conservazione della fattura elettronica
Su tale punto l'Agenzia introduce l'importante chiarimento che al fine di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione elettronica, si ritiene che tale processo non debba mantenere un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura.
Dalle novità normative emerge infatti che l’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa.
Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo: qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione).
È evidente che la stampa di tale fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell’articolo 23 del CAD.
L'Agenzia precisa quindi che, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A.I.L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.