INPS: fatturazione elettronica e disposizioni attuative per gli uffici
L'INPS con Circolare n.66 ha fornito indicazioni in merito all'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica, dando disposizioni attuative agli uffici interessati.
L’Istituto ricorda che:
- a decorrere dal 6 giugno 2014, potrà ricevere esclusivamente fatture trasmesse in modalità elettronica, secondo le modalità definite dal decreto n. 55 del 3 aprile 2013 e dalle successive disposizioni normative e interpretative;
- a decorrere dal 6 settembre 2014, potrà procedere al pagamento delle sole fatture pervenute in formato elettronico.
Implementazione del sistema
Al fine di implementare correttamente, anche sotto il profilo informatico, il percorso di adeguamento all’utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori, l’Istituto ha delineato una strategia di adeguamento che prevede i seguenti adempimenti:
- identificazione nell’ambito dell’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazione) dell’Ufficio Destinatario di Fattura Elettronica (Uff_eFatturaPA) con il codice univoco UF5HHG. Tale nuovo codice rappresenta l’unico punto di “accettazione” (Polo di smistamento dell’Istituto) delle fatturazioni elettroniche passive verso INPS.
- identificazione dei contratti in essere al fine di comunicare ai fornitori il codice IPA di INPS (“UF5HHG”) e le nuove modalità di fatturazione da seguire per la fatturazione elettronicaverso INPS;
- integrazione del colloquio tra sistemi gestionali dell'Istituto con il Sistema di Interscambio (SdI) mediante la specifica PEC (fatturazioneelettronica@postacert.inps.gov.it), a carico della DCSIT;
- gestione automatica della protocollazione e Registro unico delle fatture passive, a carico della DCSIT.
Attività da porre in essere
Per il completamento del processo di sviluppo e consolidamento della fatturazione elettronica è necessario provvedere al caricamento dei contratti in essere che consentirà la comunicazione, ai fornitori titolari dei contratti, del codice univoco IPA UF5HHG e dei codici ufficio presenti nel sistema SIGEC – Gestione Contratti.
È, infatti, indispensabile procedere a inserire, sull’applicativo SIGEC – Gestione contratti, tutte le informazioni relative al rapporto contrattuale necessarie al pagamento, con particolare riferimento alle seguenti:
- oggetto dell'ordine/incarico/contratto;
- CIG (Codice Identificativo Gara) e/o CUP (Codice unico di Progetto);
- nominativo del RUP, censito su AVCP, che dovrà ricevere tramite posta elettronica
- comunicazione in merito alla fattura da liquidare;
- cod. fornitore INPS e riferimento e-mail del fornitore
- date di rilevanza contrattuale
- riferimento alla determina di aggiudicazione
- importo del contratto al lordo di IVA.
Per tutte le altre tipologie di rapporti che rientrano nell’obbligo della fatturazione elettronica, e non sottoposte ai controlli dell’Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici, al fine di prevenire eventuali difficoltà di smistamento delle fatture è necessario comunicare sin dalla fase di ordine/incarico/contratto al fornitore (ovvero in occasione degli atti propedeutici al pagamento) tutti i riferimenti contrattuali individuati dall’Istituto e indicare allo stesso il codice della sede Amministrativo-Contabile che si ritiene competente.
La comunicazione del codice specifico di Istituto al fornitore che dovrà emettere fatturazione elettronica, comprensivo del codice della sede amministrativo contabile competente al pagamento,è, pertanto, adempimento di ciascuna struttura in indirizzo, e permetterà di:
- indirizzare la fattura alla sede Amministrativo-Contabile competente;
- attribuire la fattura automaticamente al codice del Fornitore gestito nei sistemi
- amministrativo-contabili dell’Istituto;
- monitorare lo stato di pagamento della fattura per il fornitore