Come accreditarsi all'Albo dei conservatori sostitutivi
La circolare pubblicata da AGID (n. 65 del 10.04.2014) sostituisce e abroga la precedente circolare di DigitPa n. 59 del 2011.
Vengono così ridefinite le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza iscrivendosi all’apposito elenco, secondo quanto previsto dall’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, e certificando di fatto la conformità dei processi di conservazione realizzati ed adottati.
Nella circolare vengono trattate le modalità di presentazione della domanda di accreditamento e sul correlato iter istruttorio, dettando anche le linee guida per la vigilanza.
Tra la documentazione tecnica da trasmettere vi è la certificazione ISO 27001:2013 per il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni rilasciato da un ente di certificazione accreditato. Sino al termine di validità previsto, e comunque non oltre il 1 ottobre 2015, restano valide le certificazioni 27001:2005 già rilasciate.
Importante segnalazione per coloro che hanno già presentato domanda di accreditamento è che dovranno integrare la documentazione entro il 10 ottobre 2014.
La documentazione da presentare si compone anche dei profili professionali individuati da Agid nella documentazione di accompagnamento della circolare come necessari per l’espletamento delle attività. Non è sufficiente quindi la nomina di un responsabile del servizio di conservazione ma vanno incaricati anche
- i responsabili delle funzioni di archivistica,
- i responsabili di sicurezza,
- i responsabili dei sistemi informativi e dello sviluppo ed evoluzione del sistema.
Particolare rilevanza assume infine l’indicazione secondo cui un conservatore che chieda l’accreditamento può affidare, solamente ad altro conservatore accreditato, attività a supporto del processo di conservazione limitatamente alle infrastrutture per la memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati.
Requisiti. Il conservatore, se soggetto privato, deve avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro. Inoltre i rappresentanti legali, i soggetti preposti alla amministrazione ed i componenti degli organi di controllo devono possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi del Testo Unico Bancario.
Iter istruttorio
La domanda di accreditamento deve essere redatta secondo lo schema che sarà pubblicato sul sito dell’Agenzia. Va predisposta in formato elettronico, o comunque fornita in copia per immagine su supporto informatico, e sottoscritta con firma digitale, o firma elettronica qualificata, dal legale rappresentante del conservatore ed inviata alla casella di posta elettronica certificata all’indirizzo protocollo@pec.agid.gov.it.
Allo stesso modo va predisposta la documentazione, necessaria per la dimostrazione del possesso dei requisiti richiesti. La domanda di accreditamento si considera accolta se non viene comunicato al conservatore il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione. Al termine dell'istruttoria, la domanda viene accolta o respinta, con provvedimento motivato, e ne viene data apposita comunicazione al conservatore. In caso di domanda respinta, devono trascorrere almeno sei mesi e comunque devono essere cessate le cause che hanno determinato il mancato accoglimento.
Vigilanza
Agid verifica la persistenza del possesso dei requisiti in capo al soggetto accreditato non solo esaminandone la documentazione aggiornata, i documenti di riepilogo e le previste certificazioni ma anche eseguendo verifiche ispettive anche avvalendosi di soggetti terzi incaricati. Dal quadrimestre successivo alla data di iscrizione nell’elenco, il conservatore accreditato è tenuto a trasmettere all’Agenzia un rapporto quadrimestrale contenente i dati di riepilogo delle attività svolte.