Il Decreto del 26 luglio 2017 aveva differito i termini per l’assolvimento di alcuni adempimenti correlati alla presentazione, trasmissione, comunicazione di dichiarazioni fiscali, fissando una proroga per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi al 31 ottobre 2017. Stando quanto ivi stabilito dunque conseguentemente la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti si sposta al 31 gennaio 2018 per i soggetti il cui anno d’imposta coincide con l’anno solare. Nel diverso caso in cui il periodo d’imposta non coincida con l’anno solare, i documenti rilevanti a fini tributari riferibili ad un anno solare andranno in ogni caso conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
Pertanto, anche per le fatture elettroniche relative all’anno 2016, la conservazione a norma dovrà essere effettuata entro il 31 gennaio 2018, questo perché anche la fattura, lo ricordiamo, rientra tra i documenti informatici rilevanti a fini tributari e secondo quanto a suo tempo stabilito dal Decreto del MEF 17 giugno 2014, il processo di conservazione delle fatture elettroniche, non è più quindicinale, ma è stato allineato al termine di registrazione previsto per gli altri registri contabili e quindi deve essere effettuato entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, ovvero entro il termine fissato dall’7 comma 4-ter del DL 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489 (si veda per un approfondimento anche la Risoluzione n. 46/E del 10 Aprile 2017 dell’Agenzia delle Entrate).
In base alla proroga prevista dal decreto del 26 luglio 2017 innanzi citato, anche il termine per effettuare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si sposta quindi al 31 gennaio 2018.
Ma come conservare correttamente le fatture elettroniche?
Il riferimento normativo relativo alla conservazione dei documenti digitali fiscalmente rilevanti è il DM del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”, secondo cui i documenti informatici rilevanti ai fini tributari non devono essere modificabili (quindi i file non devono contenere macro o altro che possa permettere di modificare in qualche modo il contenuto), devono essere integri, autentici, deve essere garantita la loro leggibilità nel tempo e devono essere prodotti utilizzando i formati (es. pdf – pdf/A, XML, TIFF, jpeg, open Office,) di cui all’allegato 2 del DM 3 dicembre 2013. Il responsabile della conservazione, soggetto che cura e gestisce l’intero processo di conservazione, può utilizzare formati diversi da quelli previsti dalla legge, ma in tal caso deve motivarne la scelta nel manuale della conservazione, ad ogni modo, tali diversi formati devono pur sempre essere atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico rilevante a fini tributari.
Nel rispetto delle norme, pertanto, le fatture elettroniche dell’anno 2016 dovranno essere quindi conservate entro il mese di gennaio 2018 in modo tale che (art. 3 DMEF 17 giugno 2014):
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Le fatture elettroniche quindi dovranno essere firmate digitalmente, indicizzate in modo da renderle facilmente reperibili, corredate da un riferimento temporale certo (marcatura temporale) che attesti orario e data in cui il responsabile ha creato il file o il lotto (insieme di fatture emesse in un determinato arco temporale, es. mese).
La scelta della conservazione sostitutiva delle fatture deve essere comunicata nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
La conservazione delle fatture può essere svolta:
- all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare;
- affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa.
